Wie man in der Buchhaltung durch Software profitieren kann

Computer und Software halten schon seit Jahrzehnten Einzug in moderne Büros. Schreibprogramme, Tabellenkalkulationen und Buchhaltungsprogramme gehören zu den ersten Vertretern. Dies ist auch verständlich, tut doch Buchhaltungssoftware genau das, was der Computer gut kann und den meisten Menschen schwerfällt: Rechnen und stupide Aufgaben ausführen.

Allerdings hat sich in den letzten Jahrzehnten viel getan. Während die Nutzer der ersten Versionen froh waren, in 2-Farbenoptik Beträge erfassen und Wortkürzel zu den Buchung eintragen zu können, sind heutige Softwarepakete deutlich umfangreicher.

Buchhaltungssoftware ist vielmehr zu einem Assistenten geworden, der viele Bereiche der Buchhaltung in sich vereint und den Nutzer unterstützt, wo es nur geht.

Die Erfassung der Buchungsvorgänge geschieht manuell oder automatisch. Der Anwender kann ebenso jederzeit den aktuellen Stand seiner finanziellen Situation überprüfen. Moderne Software bietet dazu die Möglichkeit von Schaubildern, die eine schnelle visuelle Einschätzung der Lage ermöglichen.

Auch entspricht die Software in der Regel der aktuellen gesetzlichen Lage. Somit kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen gesetzeskonform bucht und keine unnötigen Diskussionen mit dem Finanzamt aufkommen.

Gute Software ist nicht nur mächtig, sondern auch einfach zu bedienen. Was sich zunächst wie ein Widerspruch anhört (umfangreiche Funktionen erfordern doch einen kompetenten und lange geschulten Bediener?) lässt sich durch ausgefeiltes UI/UX Design und Kenntnis der genauen Anwendungsfälle umschiffen. Softwarebasierte Assistenten (Wizards) helfen dem Anwender, genau die Informationen einzugeben oder zu sehen, die in diesem Moment relevant sind. Dies hilft, die Komplexität zu reduzieren und die Bedienung so einfach wie möglich zu gestalten.

Vor allem Geschäftsprozesse können identifiziert und somit automatisiert durch die Software erfasst werden. Alles, bei dem kein Mensch händisch erfassen muss, ist vorteilhaft für das Unternehmen, da es die Fehler und aufgewendete Zeit reduziert.

Darauf sollte man achten beim Kauf einer Buchhaltungssoftware

Am Beispiel von Zoho Books wollen wir beleuchten, was eine gute Buchhaltungssoftware ausmacht. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Lösung, bei der die Daten in der Cloud gespeichert werden. Um die Gefahr von Datenmissbrauch zu minimieren, sind die Daten entsprechend verschlüsselt. Ein weiterer Vorteil einer webbasierten Buchhaltungslösung liegt darin, dass man die Software nicht lokal installieren muss. Man kann also von jedem Gerät aus, entsprechende Verifikation vorausgesetzt, auf die Daten zugreifen und damit arbeiten.

Skalierbarkeit ist ein weiterer wichtiger Faktor moderner Buchhaltungssoftware. Unternehmen wachsen und schrumpfen schnell in schnelllebigen wirtschaftlichen Zeiten. Softwareunternehmen bieten deshalb Preismodelle an, die pro Nutzer abgerechnet werden. Da die Software nicht lokal läuft, entfallen Überlegungen etwa zur Einrichtung und Erweiterung eines Servers im eigenen Haus.

Bei der Auswahl einer passenden Buchhaltungssoftware sollte man auch darauf achten, dass entsprechende Schnittstellen vorhanden sind. Dies ist notwendig, um Daten aus einem Altsystem in das neue System zu bringen, aber auch, um Sicherungen lokal zu sichern. Sollte das Unternehmen Insolvenz anmelden, dann könnte es passieren, dass die Buchhaltungsdaten nicht mehr erreichbar sind. In diesem Fall muss der Kunde schnell reagieren und die Daten auf eine neue Softwarelösung migrieren.

Um zukunftssicher zu sein, sollte das Unternehmen, in diesem Fall die Zoho Corporation, eine gewisse Erfahrung mitbringen. 25 Jahre Markterfahrung und über 7000 Mitarbeiter sind ein gutes Zeichen, sodass man als Kunde von Zoho Books auch davon ausgehen kann, dass dieses Produkt auch in der Zukunft noch unterstützt wird.