Die Dienstleistung eines Unternehmens, für eine andere Firma Büro-Arbeiten zu erledigen, nennt man „Büroservice“ oder auch „Office-Service“ beziehungsweise „Externes Sekretariat“. Falls jene Dienstleistung außerhalb der eigenen Räumlichkeiten des Kunden stattfindet, spricht man auch vom sogenannten „Virtual Office“. Seit einigen Jahren steigt der Trend zum Outsourcing, was bedeutet, dass regionale oder überregionale Bürodienstleister immer mehr gefragt
Die Dienstleistung eines Unternehmens, für eine andere Firma Büro-Arbeiten zu erledigen, nennt man „Büroservice“ oder auch „Office-Service“ beziehungsweise „Externes Sekretariat“. Falls jene Dienstleistung außerhalb der eigenen Räumlichkeiten des Kunden stattfindet, spricht man auch vom sogenannten „Virtual Office“. Seit einigen Jahren steigt der Trend zum Outsourcing, was bedeutet, dass regionale oder überregionale Bürodienstleister immer mehr gefragt sind. In diesem Blog-Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Büroarbeit organisieren und verbessern können, wie externe Sekretariate funktionieren und dadurch Geld gespart werden kann.
Büroarbeit organisieren und Kosten reduzieren
Ein großer und wesentlicher Vorteil liegt klar auf der Hand: die Entlastung! Sie können sich entspannter auf das Kerngeschäft konzentrieren und steigern somit zwangsläufig die eigene Produktivität. Kleinere Arbeiten, ob nun die Postbearbeitung oder Datenpflege, kosten viel Zeit und lenken häufig vom eigentlichen Geschäftsgeschehen ab. Indem Sie externe Unterstützung für die Organisation der Büroarbeit verpflichten, werden die eigene Arbeitszeit und somit letztendlich auch Kosten gespart. Ein anderer positiver Aspekt der extern organisierten Büroarbeit ist die Flexibilität. Sie entscheiden selbst, ob sie einfach alle Sekretariatsaufgaben an Dienstleister abgeben oder für bestimmte Tätigkeiten, beispielsweise Buchführung, Schreibarbeiten oder Telefonkorrespondenz, eigene Angestellte einstellen.
Je nach Unternehmensart, Größe, Branche und auch Betriebsmentalität sollte abgewägt werden, was sich für die eigene Firma lohnt. Sinnvoll ist Büroservice jedoch immer, wenn das Kerngeschäft viel Zeit in Anspruch nimmt. Ebenso sollten sich vor allem Führungskräfte mit wenig Arbeitserfahrung oder Berufspraxis bewusst sein, dass Büroaufgaben beziehungsweise der Alltag in Sekretariaten eigentlich von Vollzeitbeschäftigten erledigt werden, welche sich nur sehr schwer nebenbei tätigen lassen. Sie sollten außerdem nicht außer Acht lassen, dass Konjunkturschwankungen, wirtschaftlich schwierige Zeiten oder auch eigene Schicksalsschläge jederzeit das Geschäftsleben herausfordern könnten. Büroservice bietet Ihnen in dieser Hinsicht als Dienstleistungsmodell die größtmögliche Flexibilität gegenüber klassischen Sekretariaten.
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Sparen dank externer Bürofachkräfte
Neben den entlastenden Faktoren spricht insbesondere die Kostenersparnis für diese Dienstleistung. Denn Sie zahlen ausschließlich für die Erbringung des Service, womit Fixkosten unmittelbar gespart werden. Eigenes Personal muss auch im Urlaub oder während Krankheitsausfällen bezahlt werden mitsamt der Sozialabgaben, wohingegen Office-Service je nach Bedarf einsetzbar ist.
Zudem fallen auch keine Kosten für ein physisches Büro an, was vor allem kleineren Selbstständigen, Künstlern oder Handwerkern zugutekommt, für die sich externe Sekretariate mehr lohnen als ein eigenes. Grundsätzlich allerdings kann jedermann, ob Privatpersonen, Unternehmen oder Vereine, diesen Service in Anspruch nehmen. Es ist immens günstiger, Büroarbeit via Outsourcing erledigen zu lassen, statt sich selbst erst die nötige Infrastruktur wie zum Beispiel technische Geräte anschaffen zu müssen.
Arten von Büroservice
Die Auswahl an möglichen Dienstleistern ist groß, sie umfasst sowohl Einzelpersonen, die selbstständig als Sekretärin oder Sekretär tätig sind bis hin zu größeren „Office Centers“, also Handelszentren. Nicht minder facettenreich ist das Angebot der Service-Arten, die folgende Übersicht fasst darum die am gängigsten und zum Outsourcing geeignetsten Bürotätigkeiten zusammen.
– Postservice: Eine der häufigsten Dienstleistungen externer Sekretariate. Ob Arbeiten mit dem Posteingang, wie das Erfassen und Weiterleiten von Poststücken, oder Angelegenheiten für den Postausgang, wie die Korrespondenz mit Partnern, Versand von Rechnungen und so weiter. Essenziell wichtig für den Büroalltag sind zudem Serienbriefe und Mails an mehrere Empfänger. Sie können Ihren gesamten Postverkehr durch ein externes Sekretariat erledigen lassen.
– Telefondienst: Entgegennahme von Anrufen zu selbst festgelegten Sprechzeiten. Sie können ebenso Rückrufe zu bestimmten Zeiten beauftragen.
– First Level Support: Viele Branchen in der modernen, sehr schnelllebigen Geschäftswelt erfordern inzwischen optimalen Kundenservice, bestenfalls rund um die Uhr. Um für Kunden bei Notfällen oder technischen Fragen so gut erreichbar wie möglich zu sein, können virtuelle Sekretariate als First-Level-Kundenservice gebucht werden. Dieser hilft bei kleineren Problemen aus, verweist auf Anleitungen oder FAQs beziehungsweise kann diese erklären und leitet komplexere Fragen an die entsprechende Stelle im Unternehmen weiter.
– Datenpflege: Das Einpflegen von Daten ist zähe und nicht selten zeitraubende Arbeit. Darum wird Büroservice häufig in Anspruch genommen, wenn umfangreiche Akten oder eine große Zahl an Dokumenten digitalisiert werden muss.
– Rechnungswesen: Buchhaltung und Haushaltsangelegenheiten gehören in Sekretariaten zur Routine. Diese elementaren Aufgaben sind bei praxiserfahrenen Bürodienstleistern in sicheren Händen.
– Terminkoordination: Ob Geschäftsreisen, Urlaubszeiten oder das Ein- und Austragen von Veranstaltungen, Sie können Ihr Kalenderprogramm zur Terminplanung guten Gewissens einem Office-Service anvertrauen.
– Personalwesen: Schon ab einer kleinen Menge Beschäftigter lohnt sich die Inanspruchnahme einer externen Bürofachkraft für Personalangelegenheiten. Dies beinhaltet die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiterfassungen, Urlaubsanträge, Pflege der Personaldatenbank, Erstellen von Stellenanzeigen, Korrespondenz mit Ämtern oder Behörden, sowie alle weiteren Aufgaben einer Personalabteilung.
– Beschaffung von Arbeitsmitteln: Wenn Sie eine externe Bürokraft dazu berechtigen, kann diese auch für Ihr Unternehmen oder in Ihrem Namen Einkaufsaufträge übernehmen, zum Beispiel von Büromaterial, Produktionsmitteln bzw. Maschinen oder Rohstoffen.
– Assistenzservice: Ganz klassische Bürotätigkeiten und Assistenzaufgaben, welche sehr häufig durch Sekretariatsservice-Anbieter erledigt werden, sind zum Beispiel Recherche-Aufträge, Phonodiktate, Protokolle, Lektorate oder Schreibarbeiten.
– Geschäftsadresse: Das Bereitstellen einer Postadresse nennt man „Domizil-Service“. Die Funktion des Dienstleisters ist hier eher repräsentativ, denn Geschäftsadressen sind mit einem gewissen Prestige verbunden. Beliebt, jedoch auch entsprechend teuer, sind vor allem Anschriften in Großstädten und Handelszentren, beispielsweise London, Paris, Frankfurt am Main oder New York.
– Bereitstellung von Räumen & Büros: Wer keine eigenen oder zu kleine Räumlichkeiten besitzt, kann jederzeit ein Team-Seminar, Geschäftsmeeting oder auch Betriebsfeiern inklusive Verpflegung flexibel bei den entsprechenden Firmen anmieten. Es können auch größere Büroflächen mitsamt Möbeln, technischen Geräten und Anschlüssen je nach Bedarf für einen bestimmten Zeitraum gemietet werden. Dies eignet sich besonders gut für längerfristige, zweckgebundene Projekte, welche auf ein bestimmtes Datum oder einen selbstgewählten Zeitpunkt (beispielsweise bis zu einer gewissen Verkaufsrate) hinarbeiten.
– Büroorganisation: Um den Überblick nicht zu verlieren, Chaos vorzubeugen oder bei der Einrichtung einer völlig neuen Struktur, ist die Unterstützung durch externe Bürofachkräfte ein sinnvoller Ansatz.
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Büroarbeit organisieren – Tipps für Ihren Arbeitsbereich
Abschließend erhalten Sie außerdem einige Hinweise für Ihre persönliche Büroorganisation. Für die Übergabe ihrer Akten, Dokumenten oder Ablagefächern an ein externes Sekretariat sollte eine nachvollziehbare und möglichst geordnete Struktur Ihrer Unterlagen vorhanden sein. Wer das Gefühl verspürt, schnell den Überblick zu verlieren, sollte den Schreibtisch oder Arbeitsbereich grundlegend ordnen und neue Strukturen schaffen. Eine gut aufgeräumte Ablage mit aussagekräftigen Kategorien, zum Beispiel geordnet nach Posteingang und -ausgang, dringenden Angelegenheiten und langfristigen Aufgaben, erleichtert den Arbeitsalltag merklich. Auch die externe Bürofachkraft, welche Sie Ihre Arbeitsunterlagen anvertrauen, wird auf diese Weise schneller wie auch effektiver vorankommen.
Vermeiden Sie ferner unbedingt Papierstapel, denn darin können wichtige oder sensible Informationen schnell verloren gehen. Stattdessen sollten Dokumente immer sofort einsortiert werden, entweder in die dazugehörige Mappe oder zumindest in ein geeignetes Ablage-Fach. Kurz vor Feierabend, besonders jedoch vor dem Wochenende oder Urlaub, muss der persönliche Arbeitsbereich frei von losen Dokumenten sein. Das umweltfreundliche, allerdings nicht ganz einfach umzusetzende Konzept des papierlosen Büros ist langfristig die beste Lösung, losen Papierstapeln sowie verlorenen Dokumenten langfristig vorzubeugen.
